Ważne i pilne

with Brak komentarzy

Załóżmy, że już wiemy gdzie się podziewa nasz czas. Załóżmy też, że mamy ogląd wszystkich zajęć i zadań, które wykonujemy. Zwykle stosunek między tymi elementami – czasem i zadaniami – jest zachwiany. Czasu wydaje się być za mało, zadań za dużo. I co teraz? Zadania dzielą się na i są w jakiejś konfiguracji WAŻNE I PILNE.

 

Nieważne czy i jak bardzo chcesz zarządzać czasem – czasem zarządzać się nie da. Czas płynie i nie ogląda się na nikogo. Z zasady zarządzać można zadaniami. A konkretniej wykonaniem zadań. Tak, wiem, że potocznie mówi się, że zarządza się biznesami, przedsiębiorstwami, projektami etc. Ale jeśli się bliżej przyjrzeć to w większości wypadków się je prowadzi. Zarządzać można tylko tym, na co ma się wpływ. Zwykle największy wpływ mamy… uwaga… na siebie. Dlatego możemy (nawet powinnyśmy) zarządzać sobą w czasie. Konkretnie wykonywaniem swoich zadań w czasie. No dobrze. Tylko jak zacząć?

 

W wyborze tego, co zrealizujemy możemy wspomoc się Martycą Priorytetów.

Dzięki temu narzędziu, zarządzanie sobą w czasie staje się łatwiejsze. Bardziej zrozumiałe. I efektywności pracy wzrasta.

Matryca pomoże zdefiniować zadanie i określić gdzie je umieścić i jak się do niego zabrać.

 

Ważne czy pilne? How does it work?

Jak działa siatka priorytetów?

 

Każde zadanie trzeba określić pod kątem dwóch czynników: ważne i pilne.

Te czynniki wpływają na sposób w jaki wykorzystujemy swój czas. Najczęściej większość z nas skupia się wyłącznie na rzeczach pilnych. To błąd. Pilne zadania zaprzątają naszą uwagę, zwłaszcza jeśli coś stanie się nagle. W nagłych wypadkach rzucamy wszystko i zapominamy o kwestiach ważnych. Taka jest już natura wypadków. Ale. Cechą wypadków jest też niska częstotliwość – zdarzają się zwykle sporadycznie. W dobrze pojętym interesie własnym powinno leżeć realizowanie ważnych dla nas zadań. Ważnych i wnoszących coś wartościowego w życie. Dlaczego w takim razie pilne kwestie biorą górę, a ważne schodzą na bok? Pilne wywierają presję, dobijają się do naszej świadomości, nie pozwalają o sobie zapomnieć. Ważne odsuwane są na bok, bo są mniej nachalne. I co teraz? Ważne sprawy mają to do siebie, że niosą znaczące konsekwencje jeśli się je zaniedba.

Przyjrzyj się matrycy. Tak rozkłada się czas i energia.

 

 

Do nas należy świadome i proaktywne planowanie i wykonywanie zadań z prawej górnej części. Pierwsza sama o siebie zadba. O trzeciej można pomyśleć jeśli zostanie i nie ma nic leprzego do zrobienia z czasem. O ostatniej najlepiej zapomnieć.

 

To, co ważne rzadko bywa pilne. To co pilne rzadko bywa ważne.

gen. D. Eisenhower

 

WAŻNE I PILNE

 

W pierwszym polu znajdą się sprawy kryzysowe, deadline i „gaszenie pożarów”.

Sytuacja optymalna to taka, że w tej ćwiartce… nie ma nic. Jak coś się tu znajdzie zrób to natychmiast/ deleguj i dopilnuj. W tej ćwiartce najczęściej znajdą się sprawy nagłe…albo zaniedbane tak długo, że terminy zaczynają gonić. Trzeba się z nimi uporać. Tu znajdzie się np. awaria sprzętu (zwykle zaniedbanego wcześniej). Może się znaleźć język obcy kiedy pojawi się opcja wyjazdu zagranicznego albo awansu i potrzebna jest płynność na określonym poziomie. Może się tu też zrobić tłoczno (i niebezpiecznie) kiedy zwlekamy z różnymi zadaniami. I nadle się uaktywnią. Mamy problem. Nerwówka na ostatnią chwilę.

 

WAŻNE I NIE – PILNE

 

W tym polu znajdą się zadania zaplanowane, długoterminowe projekty, relacje personalne i zawodowe. Tu będą wizyty lekarskie, ogólne dbanie o zdrowie i urodę, rozwój zawodowy, kursy. Dokumenty i finanse. Wszelkie zadania i tematy, które mają zasadniczy wpływ na życie. Sprawy wartościowe. W tym obszarze najlepiej umieścić naukę języka obcego, programowania, jazdy samochodem. Sprawy wymagające zaplanowania i konsekwentnego wykonania.

 

NIE – WAŻNE I PILNE

 

Deleguj lub ustal priorytety i realizuj!

W tym obszarze znaleźć się powinny zadania, które mogą być wykonane przez kogoś innego. Ogólnie rzecz biorąc będą to takie sprawy, które nie są umiejętnościami ( wiedza+praktyka). Zadania, ktore nie wymagają twojego udziału, decyzji krok po kroku albo podpisu. W delegowaniu zadań zawodowych, jeśli nie jest się artystą, zwykle jest z tym prościej. Trudniejsze mogą być kwestie typu obecności na spotkaniach. Często w ten obszar wpadają zadania domowe, które naglą ale nie muszą być wykonane przez nas osobiście. Tu zajdzie się pranie, sprzątanie itp. Teoretycznie muszą być wykonane, ale praktycznie niekoniecznie przez Ciebie. Można się tymi zadaniami podzielić albo wpleść pomiędzy inne, tak żeby nie zabierały zbyt dużo czasu.

 

 

NIE – WAŻNE I NIE – PILNE

 

Do tej kategorii należą czynności, którym ulegamy choć wiemy ( lub dobrze by było żebyśmy wiedziały) niczemu nie służą. Złodzieje czasu i rozpraszacze. Działania bezcelowe. Od razu zaznaczę – odpoczynek i lenienie się nie zaliczają się u mnie do tej kategorii. Odpoczynek jest konieczny do produktywnego funkcjonowania. Mózg potrzebuje przerw. Lenienie się też nam nie zaszkodzi – z umiarem.

Tu klasyfikuję pochłaniacze uwagi nie wnoszące wartości. Jeśli scroll’ujesz Social Media bez celu, dla stymulacji czy sensacji nie wyjdzie to na zdrowie. Nadmiar bodźców zużywa baterie, rozprasza uwagę i męczy system. Warto eliminować i unikać.

 

 

 

Na zakończenie nadmienię, że wg. mnie jest to narzędzie poglądowe. Dlaczego? A no, bo mało który ekspert w dziedzinie zarządzania sobą w czasie ją stosował. Według mnie jest to skuteczne narzędzie do określenia i powartościowania swoich zadań. Wiem, że jest pomocne w uświadamianiu sobie zakresu zadań i ich hierarchii. Bo widzisz, jeśli  nie widzisz zakresu, tego co jest do zrobienia i jaki ma względem siebie i na Ciebie wpływ to jak zamierzasz się z tym uporać? Dla mnie to takie narzędzie diagnostyczne w przygotowaniu do planowania.

 

Tak, tak.. brzmi jak kupa roboty.. ale tak się składa, że raz a dobrze zrobione zadanie na póżniejszych etapach pochłania czasu i energii znacznie mniej. Wystarczy poprawiać istniejący model jeśli działa. Jeśli nie działa, to stonowi wyraźny wskaźnik i materiał do analizy. Z mojego wieloletniego i wielokrotnego doświadczenia w projektach – projekty robione na łapu-capu lub „na czuja” źle się kończą. Dużo przy tym odkręcania, efekty marne i „nie-ma-winnych”. Nie polecam.

 

Zalety:

 

Rozplanowujesz swoje zadania samodzielnie. Narzędzie pozwala na uporządkowanie. Umożliwia wizualny ogląd.

 

Wady:

Rozplanowujesz swoje zadania samodzielnie. Wizualny ogląd kłuje w oczy.

 

Twoja kolej – proszę podziel się opinią.

Co sprawia Tobie ewentualną trudność w przeznaczaniu czasu na uczenie się i rozwój?